Aide permanente apportée au Directeur du Pôle Technique en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

• Assure la gestion de l’agenda électronique et de la boîte mail du Directeur Général du Pôle Technique,
• Effectue l’accueil physique et téléphonique,
• Planifie et organise matériellement les réunions en interne et/ou avec des intervenants extérieurs (réservation de salle, établissement des ordres du jour et préparation des dossiers),
• Assure le suivi de certains courriers et dossiers,
• Réalise des travaux de bureautique,
• Effectue le classement et l’archivage des dossiers.
• Gère le tableau des congés des directeurs et chefs de service du pôle.
•  

Suivi, sous la responsabilité de l’administratrice de pôle des dossiers liés aux instances municipales:

• Participe à la planification et à collecte des dossiers pour passage en comité de direction et en réunion de municipalité en lien avec les directeurs et l’administratrice du pôle,
• Etablit les ordres du jour et les convocations aux commissions municipales et aux comités consultatifs
• Prépare les supports pour les commissions municipales,
• Met en forme et diffuse les comptes-rendus de ces réunions,
• Participe à la rédaction des décisions et des délibérations et à leur intégration dans le logiciel OXYAD
• Assure le suivi et la rédaction des courriers de réclamations des usagers en l’absence du chargé de réclamations,
• Assure, si nécessaire, une polyvalence avec les autres assistantes du pôle.
• Référente Office 365 pour le pôle